KVKK Aydınlatma Metni
AYMED Almanya Yüksekokulları Mezunlar Derneği 6698 SAYILI KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU
UYARINCA KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ HAKKINDA AYDINLATMA METNİ
7 Nisan 2016 tarihinde Resmî Gazete’de yayımlanarak
Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (bundan böyle kısaca “KVKK” olarak
anılacaktır) 6698 olarak yürürlüğe girmiştir. KVKK kapsamında kişisel verilerin
işlenmesi; kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi
bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde
edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden
düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle
getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler
üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi ifade etmektedir.
Bu kanun kapsamında, Almanya Yüksekokulları Mezunlar Derneği (bundan böyle kısaca
“AYMED” olarak anılacaktır) kişisel verilerinizin hukuka uygun olarak
toplanması, saklanması ve paylaşılmasını sağlamak ve gizliliğinizi korumak
amacıyla mümkün olan en üst seviyede güvenlik tedbirlerini almaktadır.
Kişisel Verilerin İşlenmesi Hakkında Aydınlatma
Metni, (“Aydınlatma Metni”) KVKK’ nın 10. maddesinde yer alan “Veri
Sorumlusu’nun Aydınlatma Yükümlülüğü” başlıklı maddesi uyarınca; veri
sorumlusunun kimliği, kişisel verilerinizin toplanma yöntemi ve hukuki sebebi,
bu verilerin hangi amaçla işleneceği, kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği,
veri işleme süresi ve KVKK’nın 11. Maddesinde sayılan haklarınızın neler olduğu
ile ilgili sizi en şeffaf şekilde bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır. İşbu
aydınlatma metninde kişisel verileriniz için yapılan açıklamalar, özel
nitelikli kişisel verilerinizi de kapsamaktadır.
1. TANIMLAR
KiÅŸisel Veri: KimliÄŸi belirli veya
belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi,
KiÅŸisel Verilerin
Korunması Kanunu (“KVKK”): 7
Nisan 2016 tarihinde Resmi Gazete’de yayınlanarak yürürlüğe giren 6698 sayılı
Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nu,
Veri İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği
yetkiye dayanarak onun adına Kişisel Verileri işleyen gerçek veya tüzel
kiÅŸiyi,
Veri Sorumlusu: KiÅŸisel verilerin iÅŸleme
amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve
yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi,
ifade eder.
2. AYMED tarafından işlenen kişisel verileriniz
AYMED ile olan üyelik ilişkisine dayalı olarak,
ilgili mevzuat ve AYMED Dernek Tüzüğü kapsamında aşağıda belirtilen kişisel verilerinizi
iÅŸlemekteyiz:
Kimlik Bilgileri: Ad, soyad, T.C. kimlik numarası,
doğum yılı bilgisi.
İletişim Bilgileri: İletişim adresi, telefon
numarası ve e-posta adresi ile var ise AYMED’e tarafınızla iletişim kurulması
için tercih ettiğinizi bildirdiğiniz cep telefonu numarası, faks numarası veya
size ulaşabileceğimiz diğer iletişim kanallarına ilişkin bilgiler.
İşyeri Bilgileri: Dernek üyeliği kapsamında doldurmuş
olduğunuz başvuru formunda zorunlu olmamakla birlikte isteğe bağlı olarak
ilettiğiniz çalıştığınız kurum ve pozisyon bilgileri, ihtiyari olarak
ilettiğiniz görev yaptığınız kurumun ismi, bu kurumdaki göreviniz.
Eğitim Bilgileri: AYMED Dernek üyeliği kapsamında
doldurmuÅŸ olduÄŸunuz baÅŸvuru formunda zorunlu olarak AlmanyaÂ’dan mezun olduÄŸunuz
yüksekokul bilgileri, bölüm/branş bilgileri, mezuniyet diploması fotokopisi.
Özel Nitelikli
Kişisel Veriler:AYMED’in doğrudan bu bilgileri işleme amacı olmamakla birlikte AYMED’e sunmuş
olduğunuz kimlik belgesi ve fotoğraflar kapsamında dolaylı olarak edinilme
ihtimali olan din, felsefi inanç, siyasi düşünce ve sağlık verileriniz (örneğin
fotoğraftan anlaşılan kıyafet, cihaz ve protezler) ile üyelik başvuru formunda
ihtiyari olarak belirtmiş olduğunuz üyesi olduğunuz derneklerin isimleri).
Metin içerisinde yukarıda sayılı veriler gerçek
kişi üyelerimize ve tüzel kişi üyelerimizin gerçek kişi temsilcilerine ait
olduğu ölçüde KVKK kapsamında kişisel veri teşkil edecek olup, bu bilgiler bu
metin içerisinde birlikte “Kişisel Veri” olarak anılacaktır.
3. VERİ SORUMLUSU KİMLİĞİ
KVKK’ya göre, “Veri Sorumlusu” kişisel verilerin
işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin
kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi ifade
etmekte olup, KVKK uyarınca muhatap veri sorumlusu Almanya Yüksekokulları
Mezunlar DerneÄŸi Â’dir.
AYMED Almanya
Yüksekokulları Mezunlar Derneği
Adres: Kalamış Mah. Egemen sok.
4/1B, 34726 Kadıköy/İstanbul
Telefon: 0533-7432074
E-posta: aymed[at]aymed.org
4. KİŞİSEL VERİLERİNİZİN TOPLANMA YÖNTEMİ VE HUKUKİ
SEBEBİ
KiÅŸisel
Verileriniz, AYMED’e üyelik başvurusu esnasında fiziki olarak veya aymed.org adresindeki
AYMED web sitesi üzerinden doldurulan başvuru formu ve Dernek Tüzüğü kapsamında
AYMED’e üyelik ile ilgili fiziki olarak sunulan veya elektronik ortamda
aktarılan belgeler vasıtasıyla, ayrıca AYMED ile yapılan çeşitli iletişimler
kapsamında (telefon veya elektronik posta ile AYMED ile iletişime geçmeniz
gibi) internet sitesi, sosyal medya mecraları, telefon, e-posta ve benzeri
vasıtalarla sözlü, yazılı ya da elektronik olarak AYMED yetkililerine verilen
bilgiler vasıtasıyla toplanmakta ve işlenmektedir.
KVKK’nın 5. ve 6. Maddesinde belirtilen amaç ve
şartlar dahilinde, siz dernek üyelerimize, bağışçılarımıza ve diğer tüm
paydaşlarımıza daha iyi hizmet verebilmek, projeler üretebilmek, etkinlikler
düzenlemek ve derneğimizin tüzüğünde yazılı diğer amaçlarını
gerçekleştirebilmek amacıyla işlenmektedir.
AYMED, KiÅŸisel Verilerinizin iÅŸlenmesinde baÅŸta
Türkiye Cumhuriyeti Anayasası, ülkemizin taraf olduğu uluslararası sözleşmeler,
KVKK, ikincil mevzuat ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından yayınlanan
rehberler ve ilke kararlar başta olmak üzere ilgili mevzuat kapsamında
belirtilen veri işleme ilkelerine ve yükümlülüklerine uygun davranmaktadır.
5. KİŞİSEL VERİLERİNİZİN İŞLENME AMAÇLARI
Kişisel Verileriniz aşağıda belirtilen amaçlar
doÄŸrultusunda iÅŸlenmektedir:
1. AYMED Dernek Tüzüğü’nde belirtilen amaçlar ve çalışma konuları
doğrultusunda faaliyetlerin yürütülmesi,
2. AYMED’in genel kurul toplantıları, çalışma grubu toplantıları,
komisyon toplantıları, zirveler, gündem toplantıları, diğer üye toplantıları
gibi Dernek üyeleri veya temsilcilerine yönelik etkinliklerin ve ilgili
süreçlerin organizasyonu, yönetilmesi ve yürütülmesi,
3. AYMED ile üyeler arasında üyelik hakları ve yükümlülüklerine
ilişkin konularda iletişimin sağlanması ve ilgili hak ve yükümlülüklerin yerine
getirilmesi,
4. AYMED’in tanıtımı ve gerçekleştirilen etkinlikler hakkında bilgi
verilmesi,
5. AYMED’in faaliyet ve hizmetlerinin belirlenmesi, uygulanması,
hizmet politikalarının yürütülmesi,
6. AYMED içi iletişim ve işbirliğinin güçlendirilmesi,
7. AYMED içi raporlama faaliyetlerinin icrası,
8. AYMED faaliyetleri kapsamında üyelerin bilgilendirilmesi,
9. AYMED’e ait veya Dernek’in kullanımına tahsis edilmiş tüm
tesislerin güvenlik ve denetiminin yürütülmesinin temini,
10. İdari kurum ve kuruluşların ve mahkemelerin talebi üzerine gerekli
bilgi ve belgelerin bu kurum, kuruluş veya mahkemelere sunulması,
11. Mevzuat kapsamında AYMED tarafından tutulması öngörülen defter ve
kayıtların tutulması, raporlanması, bilgilendirme yükümlülüklerine uyulması,
sözleşmelerin gerekliliklerinin yerine getirilmesi,
12. 5223 sayılı Dernekler Kanunu, Dernekler Yönetmeliği ve diğer sair
mevzuat hükümleri uyarınca yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
13. Üyeler ile ilgili hukuki süreçlerin yürütülmesi,
14. Bilgi iÅŸlem gereksinimleri,
sistemsel yapısı, alınan bilgi işlem destek hizmetlerinin gerekliliği, veri
kayıplarının önlenebilmesi için kopyalanması/yedekleme yapılması.
15. Üye memnuniyetinin
ölçümlenmesi ve artırılması, şikâyet yönetimi, yeni projeler ve etkinlikler ile
ilgili görüş ve önerilerinizi almak, sorun-hata bildirimlerinizi almak,
projeler ve etkinliklere, şikayet ve taleplerinize yönelik tarafınıza bilgi
verilmesi,
6. KİŞİSEL VERİLERİNİZİN AKTARILDIĞI TARAFLAR
VE AKTARIM AMAÇLARI
Toplanan kişisel verileriniz, KVKKÂ’da öngörülen
temel ilkelere uygun olarak ve KVKK’nın 8. ve 9. maddelerinde belirtilen
şartlar dahilinde AYMED tarafından yukarıda yer alan amaçlar doğrultusunda,
proje ortaklarımıza, AYMEDÂ’e hizmet veren aracı kuruluşlar ile
tedarikçilerimize, kanunen yetkili kamu kurumlarına, yasal takip süreçleriyle ilgili
zorunlu kiÅŸi ve kurumlara ve yetkili gerçek ve tüzel kişilere
aktarılabilecektir.
Dernek üyeliği veya tüzel kişi üyenin gerçek kişi
temsilciliğine ek olarak AYMED organlarında görev almanız durumunda kimlik
bilgileriniz, iletişim bilgileriniz ve meslek bilginiz 5223 sayılı Dernekler
Kanunu ve ikincil mevzuattaki çeşitli yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi
amacıyla veri sorumlusu olan AYMED’in kanuni ve hukuki yükümlülüğünü yerine
getirebilmesi için zorunlu olması hukuki sebepleriyle İl Dernekler Müdürlüğü,
Sivil Toplumla İlişkiler Genel Müdürlüğü ve ilgili diğer kamu kurum ve
kuruluşları ile paylaşılacaktır.
AYMED toplu elektronik posta gönderimine ilişkin
olarak üçüncü kişilerden hizmet almakta olup, AYMED dernek üyeliği kapsamında
tarafınıza AYMED’in faaliyetleri ve gerçekleştirilen etkinlikler hakkında bilgi
verecek elektronik postaların gönderilebilmesi için, elektronik posta
adresleriniz gönderimin yapılacağı dönemde hizmet alınan ajans ile temel hak ve
özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla, AYMED’in meşru menfaati kapsamında
paylaşılacaktır.
AYMED bünyesinde düzenlenen genel kurul
toplantıları, çalışma grubu toplantıları, zirveler, gündem toplantıları, diğer
üye toplantıları gibi çeşitli faaliyet ve hizmetlerin sağlanması amacıyla dönem
dönem AYMED dışı organizasyon firmaları ile çalışılıyor olup, etkinliklerin
organizasyonunu sağlamak ve katılımcılara etkinliğe ait kimlik kartları gibi
materyelleri sağlamak amacıyla söz konusu etkinliğe katılacak kişilerin isim ve
soyisim bilgileri AYMED’in belirli etkinlikleri açısından yetkilendirdiği ve o
iş özelinde veri işleyen sıfatını taşıyacak olan organizasyon firması ile temel
hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusu olan AYMED’in
meşru menfaati kapsamında paylaşılacaktır.
Üyenin hak veya yükümlülükleri veya AYMED
nezdindeki üyelik ile ilgili herhangi bir uyuşmazlık olması halinde, ilgili
uyuşmazlık ile ilgili olduğu ölçüde ve sınırlı olarak Kişisel Verileriniz
AYMED’in anlaştığı avukatlar, danışmanlar ve ilgili yargı makamları ve icra
mercileri ile veri sorumlusu AYMED’in haklarının tesisi, kullanılması veya
korunması için zorunlu olması kapsamında paylaşılabilecektir.
AYMED’in yukarıda belirtilen veri işleme amaçları
ve Dernek Tüzüğü kapsamındaki faaliyetlerini yerine getirebilmesi için gerekli
olması durumunda, yalnızca bunlarla sınırlı olarak, AYMED’in hizmet, destek ve
danışmanlık aldığı yurtiçinde yerleşik üçüncü kişiler ile AYMED’in haklarının
tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması ve temel hak ve özgürlüklerinize
zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusu olan AYMED’in meşru menfaati kapsamında
paylaşılabilecektir.
Yukarıda sayılanlara ek olarak, ilgili işlem veya
talep tarihinde yürürlükteki mevzuat kapsamındaki yasal ve/veya hukuki
yükümlülüklerin yerine getirilmesi için gerekmesi halinde veya resmi
kurumlardan bu ÅŸekilde bir talep gelmesi durumunda yetkililerce istenecek
Kişisel Verileriniz ilgili kurum ve kuruluşları ile veya yargı organları ile
kanuni veya hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla
paylaşılabilecektir.
7. KİŞİSEL VERİ SAHİBİ OLARAK HAKLARINIZ
KiÅŸisel
veri sahibinin 6698 sayıkı KVKK'nın 11. Maddesi gereğince (bize şahsen, kimliğinizi ispat etmeniz
kaydıyla) kişisel verileriniz ile ilgili;
- Kişisel Verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, - Kişisel Verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi
talep etme, - Kişisel Verilerin işlenme amacını ve bunların amacına
uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, - Yurt içinde veya yurt dışında Kişisel Verilerinizin
aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, - Kişisel Verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş
olması halinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin
Kişisel Verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, - Kişisel verilerinizin, KVKK’nın 7. Maddesinde
öngörülen şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu
kapsamda yapılan işlemin Kişisel Verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere
bildirilmesini isteme, (Ancak imha talebinizi değerlendirerek hangi yöntemin
uygun olduğu somut olayın koşullarına göre tarafımızca değerlendirilecektir. Bu
bağlamda seçtiğimiz imha yöntemini neden seçtiğimiz ile ilgili bizden her zaman
bilgi talep edebilirsiniz), - İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler
vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına
itiraz etme,
- Kişisel Verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi
sebebiyle zarara uğramanız halinde bu zararın giderilmesini talep etme
haklarına sahipsiniz.
8. HAKLARINIZ KAPSAMINDA AYMEDÂ’E BAÅžVURU YOLLARI
KVKK ve Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları
Hakkında Tebliğ hükümleri çerçevesinde, yukarıda belirtilen KVKK kapsamında
veri sahibi olarak haklarınızı kullanmak ile ilgili talebinizi, kimliğinizi
tevsik eden belgelerle birlikte, yazılı ve ıslak imzalı olarak AYMED dernek
adresimize teslim ederek veya aymed@aymed.org adresi aracılığıyla kayıtlı
elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da bize
daha önce bildirdiğiniz ve kayıtlarımızda yer alan elektronik posta adresinizi
kullanmak suretiyle AYMEDÂ’e teslim etmeniz ya da iletmeniz gerekmektedir. AYMED
tarafından talebinizin mahiyetine ve başvuru yönteminize göre AYMED tarafından
başvurunun size ait olup olmadığının belirlenmesi ve böylece haklarınızı
koruyabilmek amacıyla ek doğrulamalar istenebilir.
BaÅŸvurunuzda yer alan talepleriniz, talebin
niteliğine göre en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır.
Ancak, işlemin AYMED için ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Kişisel
Verileri Koruma Kurulu tarafından Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları
Hakkında Tebliğ'de belirlenen tarifedeki ücret alınabilir.
Başvurularda sadece başvuru sahibi kişi hakkında
bilgi verilecek olup diğer aile fertleri ve üçüncü kişiler hakkında bilgi alınması
mümkün olmayacaktır.
BaÅŸvurunuzda;
- Adınızın, soyadınızın ve başvuru yazılı ise imzanızın,
- Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik
numaranızın, yabancı iseniz uyruğunuzun, pasaport numaranızın veya varsa kimlik
numaranızın,
- Tebligata esas yerleÅŸim yeri veya iÅŸ yeri adresinizin,
- Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon
ve faks numaranızın,
- Talep konunuzun,
bulunması
zorunlu olup varsa konuya iliÅŸkin bilgi ve belgelerin de baÅŸvuruya eklenmesi
gerekmektedir.
Yazılı
olarak yapmak istediğiniz başvurularınızı, gerekli belgeleri ekleyerek veri
sorumlusu olarak AYMED’in e-posta adresine; aymed[at]aymed.org gönderebilirsiniz.
Talebinizin
niteliğine göre kimlik tespitine olanak sağlayacak bilgi ve belgelerin eksiksiz
ve doğru olarak tarafımıza sağlanması gerekmektedir.
İstenilen
bilgi ve belgelerin gereği gibi sağlanmaması durumunda, AYMED tarafından
talebinize istinaden yapılacak araştırmaların tam ve nitelikli şekilde
yürütülmesinde aksaklıklar yaşanabilecektir. Bu durumda, AYMED kanuni haklarını
saklı tuttuğunu beyan eder. Bu nedenle, başvurunuzun talebinizin niteliğine
göre eksiksiz ve kimlik tespitinin yapılması amacıyla istenilen bilgileri ve
belgeleri içerecek şekilde gönderilmesi gerekmektedir.
Konuyu saygıyla dikkatlerinize sunarız.
AYMED
Almanya Yüksekokulları Mezunlar Derneği
Verein der Hochschulabsolventen Deutschlands
Dernek Sicil No: 34-052-068 Kurulus: 1991
e-posta: aymed[at]aymed.org
http://aymed.org
|