AYMED Almanya Yüksekokulları Mezunlar DerneÄŸi 

6698 SAYILI KİŞİSEL VERÄ°LERÄ°N KORUNMASI KANUNU UYARINCA 

KİŞİSEL VERÄ°LERÄ°N KORUNMASI VE Ä°ÅžLENMESÄ° HAKKINDA 

AYDINLATMA METNÄ°

7 Nisan 2016 tarihinde Resmî Gazete’de yayımlanarak Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (bundan böyle kısaca “KVKK” olarak anılacaktır) 6698 olarak yürürlüğe girmiştir. KVKK kapsamında kişisel verilerin işlenmesi; kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi ifade etmektedir.

Bu kanun kapsamında, Almanya Yüksekokulları Mezunlar DerneÄŸi (bundan böyle kısaca “AYMED” olarak anılacaktır) kiÅŸisel verilerinizin hukuka uygun olarak toplanması, saklanması ve paylaşılmasını saÄŸlamak ve gizliliÄŸinizi korumak amacıyla mümkün olan en üst seviyede güvenlik tedbirlerini almaktadır.

Kişisel Verilerin İşlenmesi Hakkında Aydınlatma Metni, (“Aydınlatma Metni”) KVKK’ nın 10. maddesinde yer alan “Veri Sorumlusu’nun Aydınlatma Yükümlülüğü” başlıklı maddesi uyarınca; veri sorumlusunun kimliği, kişisel verilerinizin toplanma yöntemi ve hukuki sebebi, bu verilerin hangi amaçla işleneceği, kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, veri işleme süresi ve KVKK’nın 11. Maddesinde sayılan haklarınızın neler olduğu ile ilgili sizi en şeffaf şekilde bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır. İşbu aydınlatma metninde kişisel verileriniz için yapılan açıklamalar, özel nitelikli kişisel verilerinizi de kapsamaktadır.

1.    TANIMLAR

KiÅŸisel Veri: KimliÄŸi belirli veya belirlenebilir gerçek kiÅŸiye iliÅŸkin her türlü bilgiyi,

KiÅŸisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”): 7 Nisan 2016 tarihinde Resmi GazeteÂ’de yayınlanarak yürürlüğe giren 6698 sayılı KiÅŸisel Verilerin Korunması KanunuÂ’nu,

Veri Ä°ÅŸleyen: Veri sorumlusunun verdiÄŸi yetkiye dayanarak onun adına KiÅŸisel Verileri iÅŸleyen gerçek veya tüzel kiÅŸiyi, 

Veri Sorumlusu: KiÅŸisel verilerin iÅŸleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kiÅŸiyi,

ifade eder. 

2.    AYMED tarafından iÅŸlenen kiÅŸisel verileriniz

AYMED ile olan üyelik ilişkisine dayalı olarak, ilgili mevzuat ve AYMED Dernek Tüzüğü kapsamında aşağıda belirtilen kişisel verilerinizi işlemekteyiz:

Kimlik Bilgileri: Ad, soyad, T.C. kimlik numarası, doğum yılı bilgisi.

İletişim Bilgileri: İletişim adresi, telefon numarası ve e-posta adresi ile var ise AYMED’e tarafınızla iletişim kurulması için tercih ettiğinizi bildirdiğiniz cep telefonu numarası, faks numarası veya size ulaşabileceğimiz diğer iletişim kanallarına ilişkin bilgiler.

İşyeri Bilgileri: Dernek üyeliği kapsamında doldurmuş olduğunuz başvuru formunda zorunlu olmamakla birlikte isteğe bağlı olarak ilettiğiniz çalıştığınız kurum ve pozisyon bilgileri, ihtiyari olarak ilettiğiniz görev yaptığınız kurumun ismi, bu kurumdaki göreviniz.

Eğitim Bilgileri: AYMED Dernek üyeliği kapsamında doldurmuş olduğunuz başvuru formunda zorunlu olarak Almanya’dan mezun olduğunuz yüksekokul bilgileri, bölüm/branş bilgileri, mezuniyet diploması fotokopisi.

Özel Nitelikli Kişisel Veriler:AYMED’in doğrudan bu bilgileri işleme amacı olmamakla birlikte AYMED’e sunmuş olduğunuz kimlik belgesi ve fotoğraflar kapsamında dolaylı olarak edinilme ihtimali olan din, felsefi inanç, siyasi düşünce ve sağlık verileriniz (örneğin fotoğraftan anlaşılan kıyafet, cihaz ve protezler) ile üyelik başvuru formunda ihtiyari olarak belirtmiş olduğunuz üyesi olduğunuz derneklerin isimleri).

Metin içerisinde yukarıda sayılı veriler gerçek kişi üyelerimize ve tüzel kişi üyelerimizin gerçek kişi temsilcilerine ait olduğu ölçüde KVKK kapsamında kişisel veri teşkil edecek olup, bu bilgiler bu metin içerisinde birlikte “Kişisel Veri” olarak anılacaktır.

3.    VERÄ° SORUMLUSU KÄ°MLİĞİ

KVKKÂ’ya göre, “Veri Sorumlusu” kiÅŸisel verilerin iÅŸleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kiÅŸiyi ifade etmekte olup, KVKK uyarınca muhatap veri sorumlusu Almanya Yüksekokulları Mezunlar DerneÄŸi Â’dir.

AYMED Almanya Yüksekokulları Mezunlar Derneği

Adres: Kalamış Mah. Egemen sok. 4/1B, 34726 Kadıköy/Ä°stanbul

Telefon: 0533-7432074

E-posta: aymed[at]aymed.org

4.    KİŞİSEL VERÄ°LERÄ°NÄ°ZÄ°N TOPLANMA YÖNTEMÄ° VE HUKUKÄ° SEBEBÄ°

KiÅŸisel Verileriniz, AYMEDÂ’e üyelik baÅŸvurusu esnasında fiziki olarak veya aymed.org adresindeki AYMED web sitesi üzerinden doldurulan baÅŸvuru formu ve Dernek Tüzüğü kapsamında AYMEDÂ’e üyelik ile ilgili fiziki olarak sunulan veya elektronik ortamda aktarılan belgeler vasıtasıyla, ayrıca AYMED ile yapılan çeÅŸitli iletiÅŸimler kapsamında (telefon veya elektronik posta ile AYMED ile iletiÅŸime geçmeniz gibi) internet sitesi, sosyal medya mecraları, telefon, e-posta ve benzeri vasıtalarla sözlü, yazılı ya da elektronik olarak AYMED yetkililerine verilen bilgiler vasıtasıyla toplanmakta ve iÅŸlenmektedir.

KVKK’nın 5. ve 6. Maddesinde belirtilen amaç ve şartlar dahilinde, siz dernek üyelerimize, bağışçılarımıza ve diğer tüm paydaşlarımıza daha iyi hizmet verebilmek, projeler üretebilmek, etkinlikler düzenlemek ve derneğimizin tüzüğünde yazılı diğer amaçlarını gerçekleştirebilmek amacıyla işlenmektedir.

AYMED, Kişisel Verilerinizin işlenmesinde başta Türkiye Cumhuriyeti Anayasası, ülkemizin taraf olduğu uluslararası sözleşmeler, KVKK, ikincil mevzuat ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından yayınlanan rehberler ve ilke kararlar başta olmak üzere ilgili mevzuat kapsamında belirtilen veri işleme ilkelerine ve yükümlülüklerine uygun davranmaktadır.

5.    KİŞİSEL VERÄ°LERÄ°NÄ°ZÄ°N Ä°ÅžLENME AMAÇLARI

Kişisel Verileriniz aşağıda belirtilen amaçlar doğrultusunda işlenmektedir:

1.    AYMED Dernek Tüzüğü’nde belirtilen amaçlar ve çalışma konuları doÄŸrultusunda faaliyetlerin yürütülmesi,

2.    AYMEDÂ’in genel kurul toplantıları, çalışma grubu toplantıları, komisyon toplantıları, zirveler, gündem toplantıları, diÄŸer üye toplantıları gibi Dernek üyeleri veya temsilcilerine yönelik etkinliklerin ve ilgili süreçlerin organizasyonu, yönetilmesi ve yürütülmesi,

3.    AYMED ile üyeler arasında üyelik hakları ve yükümlülüklerine iliÅŸkin konularda iletiÅŸimin saÄŸlanması ve ilgili hak ve yükümlülüklerin yerine getirilmesi,

4.    AYMEDÂ’in tanıtımı ve gerçekleÅŸtirilen etkinlikler hakkında bilgi verilmesi,

5.    AYMEDÂ’in faaliyet ve hizmetlerinin belirlenmesi, uygulanması, hizmet politikalarının yürütülmesi,

6.    AYMED içi iletiÅŸim ve iÅŸbirliÄŸinin güçlendirilmesi,

7.    AYMED içi raporlama faaliyetlerinin icrası,

8.    AYMED faaliyetleri kapsamında üyelerin bilgilendirilmesi,

9.    AYMEDÂ’e ait veya DernekÂ’in kullanımına tahsis edilmiÅŸ tüm tesislerin güvenlik ve denetiminin yürütülmesinin temini, 

10.  Ä°dari kurum ve kuruluÅŸların ve mahkemelerin talebi üzerine gerekli bilgi ve belgelerin bu kurum, kuruluÅŸ veya mahkemelere sunulması,

11.  Mevzuat kapsamında AYMED tarafından tutulması öngörülen defter ve kayıtların tutulması, raporlanması, bilgilendirme yükümlülüklerine uyulması, sözleÅŸmelerin gerekliliklerinin yerine getirilmesi,

12.  5223 sayılı Dernekler Kanunu, Dernekler YönetmeliÄŸi ve diÄŸer sair mevzuat hükümleri uyarınca yükümlülüklerin yerine getirilmesi,

13.  Ãœyeler ile ilgili hukuki süreçlerin yürütülmesi,

14. Bilgi işlem gereksinimleri, sistemsel yapısı, alınan bilgi işlem destek hizmetlerinin gerekliliği, veri kayıplarının önlenebilmesi için kopyalanması/yedekleme yapılması.

15. Üye memnuniyetinin ölçümlenmesi ve artırılması, şikâyet yönetimi, yeni projeler ve etkinlikler ile ilgili görüş ve önerilerinizi almak, sorun-hata bildirimlerinizi almak, projeler ve etkinliklere, şikayet ve taleplerinize yönelik tarafınıza bilgi verilmesi,

6.    KİŞİSEL VERİLERİNİZİN AKTARILDIĞI TARAFLAR VE AKTARIM AMAÇLARI

Toplanan kişisel verileriniz, KVKKÂ’da öngörülen temel ilkelere uygun olarak ve KVKKÂ’nın 8. ve 9. maddelerinde belirtilen şartlar dahilinde AYMED tarafından yukarıda yer alan amaçlar doğrultusunda, proje ortaklarımıza, AYMEDÂ’e hizmet veren aracı kuruluşlar ile tedarikçilerimize, kanunen yetkili kamu kurumlarına, yasal takip süreçleriyle ilgili zorunlu kiÅŸi ve kurumlara ve yetkili gerçek ve tüzel kişilere aktarılabilecektir.

Dernek üyeliği veya tüzel kişi üyenin gerçek kişi temsilciliğine ek olarak AYMED organlarında görev almanız durumunda kimlik bilgileriniz, iletişim bilgileriniz ve meslek bilginiz 5223 sayılı Dernekler Kanunu ve ikincil mevzuattaki çeşitli yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi amacıyla veri sorumlusu olan AYMED’in kanuni ve hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması hukuki sebepleriyle İl Dernekler Müdürlüğü, Sivil Toplumla İlişkiler Genel Müdürlüğü ve ilgili diğer kamu kurum ve kuruluşları ile paylaşılacaktır.

AYMED toplu elektronik posta gönderimine ilişkin olarak üçüncü kişilerden hizmet almakta olup, AYMED dernek üyeliği kapsamında tarafınıza AYMED’in faaliyetleri ve gerçekleştirilen etkinlikler hakkında bilgi verecek elektronik postaların gönderilebilmesi için, elektronik posta adresleriniz gönderimin yapılacağı dönemde hizmet alınan ajans ile temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla, AYMED’in meşru menfaati kapsamında paylaşılacaktır.

AYMED bünyesinde düzenlenen genel kurul toplantıları, çalışma grubu toplantıları, zirveler, gündem toplantıları, diğer üye toplantıları gibi çeşitli faaliyet ve hizmetlerin sağlanması amacıyla dönem dönem AYMED dışı organizasyon firmaları ile çalışılıyor olup, etkinliklerin organizasyonunu sağlamak ve katılımcılara etkinliğe ait kimlik kartları gibi materyelleri sağlamak amacıyla söz konusu etkinliğe katılacak kişilerin isim ve soyisim bilgileri AYMED’in belirli etkinlikleri açısından yetkilendirdiği ve o iş özelinde veri işleyen sıfatını taşıyacak olan organizasyon firması ile temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusu olan AYMED’in meşru menfaati kapsamında paylaşılacaktır.

Üyenin hak veya yükümlülükleri veya AYMED nezdindeki üyelik ile ilgili herhangi bir uyuşmazlık olması halinde, ilgili uyuşmazlık ile ilgili olduğu ölçüde ve sınırlı olarak Kişisel Verileriniz AYMED’in anlaştığı avukatlar, danışmanlar ve ilgili yargı makamları ve icra mercileri ile veri sorumlusu AYMED’in haklarının tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması kapsamında paylaşılabilecektir.

AYMED’in yukarıda belirtilen veri işleme amaçları ve Dernek Tüzüğü kapsamındaki faaliyetlerini yerine getirebilmesi için gerekli olması durumunda, yalnızca bunlarla sınırlı olarak, AYMED’in hizmet, destek ve danışmanlık aldığı yurtiçinde yerleşik üçüncü kişiler ile AYMED’in haklarının tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması ve temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusu olan AYMED’in meşru menfaati kapsamında paylaşılabilecektir.

Yukarıda sayılanlara ek olarak, ilgili işlem veya talep tarihinde yürürlükteki mevzuat kapsamındaki yasal ve/veya hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi için gerekmesi halinde veya resmi kurumlardan bu şekilde bir talep gelmesi durumunda yetkililerce istenecek Kişisel Verileriniz ilgili kurum ve kuruluşları ile veya yargı organları ile kanuni veya hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla paylaşılabilecektir.

7.    KİŞİSEL VERÄ° SAHÄ°BÄ° OLARAK HAKLARINIZ

KiÅŸisel veri sahibinin 6698 sayıkı KVKK'nın 11. Maddesi gereÄŸince  (bize ÅŸahsen, kimliÄŸinizi ispat etmeniz kaydıyla) kiÅŸisel verileriniz ile ilgili;

- Kişisel Verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- KiÅŸisel Verileriniz iÅŸlenmiÅŸse buna iliÅŸkin bilgi talep etme,
- Kişisel Verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında Kişisel Verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- KiÅŸisel Verilerinizin eksik veya yanlış iÅŸlenmiÅŸ olması halinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan iÅŸlemin KiÅŸisel Verilerin aktarıldığı    
  üçüncü kiÅŸilere bildirilmesini isteme,
- KiÅŸisel verilerinizin, KVKKÂ’nın 7. Maddesinde öngörülen ÅŸartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan iÅŸlemin KiÅŸisel 
  Verilerin aktarıldığı üçüncü kiÅŸilere bildirilmesini isteme, (Ancak imha talebinizi deÄŸerlendirerek hangi yöntemin uygun olduÄŸu somut olayın koÅŸullarına göre 
  tarafımızca deÄŸerlendirilecektir. Bu baÄŸlamda seçtiÄŸimiz imha yöntemini neden seçtiÄŸimiz ile ilgili bizden her zaman bilgi talep edebilirsiniz),
- İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme, - Kişisel Verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde bu zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

8.    HAKLARINIZ KAPSAMINDA AYMEDÂ’E BAÅžVURU YOLLARI

KVKK ve Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ hükümleri çerçevesinde, yukarıda belirtilen KVKK kapsamında veri sahibi olarak haklarınızı kullanmak ile ilgili talebinizi, kimliğinizi tevsik eden belgelerle birlikte, yazılı ve ıslak imzalı olarak AYMED dernek adresimize teslim ederek veya aymed@aymed.org adresi aracılığıyla kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da bize daha önce bildirdiğiniz ve kayıtlarımızda yer alan elektronik posta adresinizi kullanmak suretiyle AYMED’e teslim etmeniz ya da iletmeniz gerekmektedir. AYMED tarafından talebinizin mahiyetine ve başvuru yönteminize göre AYMED tarafından başvurunun size ait olup olmadığının belirlenmesi ve böylece haklarınızı koruyabilmek amacıyla ek doğrulamalar istenebilir.

BaÅŸvurunuzda yer alan talepleriniz, talebin niteliÄŸine göre en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır. Ancak, iÅŸlemin AYMED için ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, KiÅŸisel Verileri Koruma Kurulu tarafından Veri Sorumlusuna BaÅŸvuru Usul ve Esasları Hakkında TebliÄŸ'de belirlenen tarifedeki ücret alınabilir. 

Başvurularda sadece başvuru sahibi kişi hakkında bilgi verilecek olup diğer aile fertleri ve üçüncü kişiler hakkında bilgi alınması mümkün olmayacaktır.

BaÅŸvurunuzda;

- Adınızın, soyadınızın ve başvuru yazılı ise imzanızın,

- Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numaranızın, yabancı iseniz uyruğunuzun, pasaport numaranızın veya varsa kimlik numaranızın,

- Tebligata esas yerleÅŸim yeri veya iÅŸ yeri adresinizin,

- Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numaranızın,

- Talep konunuzun,

bulunması zorunlu olup varsa konuya ilişkin bilgi ve belgelerin de başvuruya eklenmesi gerekmektedir.

Yazılı olarak yapmak istediğiniz başvurularınızı, gerekli belgeleri ekleyerek veri sorumlusu olarak AYMED’in e-posta adresine; aymed[at]aymed.org gönderebilirsiniz.

Talebinizin niteliğine göre kimlik tespitine olanak sağlayacak bilgi ve belgelerin eksiksiz ve doğru olarak tarafımıza sağlanması gerekmektedir.

İstenilen bilgi ve belgelerin gereği gibi sağlanmaması durumunda, AYMED tarafından talebinize istinaden yapılacak araştırmaların tam ve nitelikli şekilde yürütülmesinde aksaklıklar yaşanabilecektir. Bu durumda, AYMED kanuni haklarını saklı tuttuğunu beyan eder. Bu nedenle, başvurunuzun talebinizin niteliğine göre eksiksiz ve kimlik tespitinin yapılması amacıyla istenilen bilgileri ve belgeleri içerecek şekilde gönderilmesi gerekmektedir.

Konuyu saygıyla dikkatlerinize sunarız.

AYMED

Almanya Yüksekokulları Mezunlar Derneği

Verein der Hochschulabsolventen Deutschlands

Dernek Sicil No: 34-052-068 Kurulus: 1991

e-posta: aymed[at]aymed.org

http://aymed.org