aymed@aymed.org

KVKK Aydinlatma Metni

KVKK Aydinlatma Metni

AYMED Almanya Yüksekokulları Mezunlar Derneği
6698 SAYILI KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU UYARINCA KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ HAKKINDA AYDINLATMA METNİ

7 Nisan 2016 tarihinde Resmî Gazete’de yayımlanarak Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (bundan böyle kısaca “KVKK” olarak anılacaktır) 6698 olarak yürürlüğe girmiştir. KVKK kapsamında kişisel verilerin işlenmesi; kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi ifade etmektedir.

Bu kanun kapsamında, Almanya Yüksekokulları Mezunlar Derneği (bundan böyle kısaca “AYMED” olarak anılacaktır) kişisel verilerinizin hukuka uygun olarak toplanması, saklanması ve paylaşılmasını sağlamak ve gizliliğinizi korumak amacıyla mümkün olan en üst seviyede güvenlik tedbirlerini almaktadır.

Kişisel Verilerin İşlenmesi Hakkında Aydınlatma Metni, (“Aydınlatma Metni”) KVKK’ nın 10. maddesinde yer alan “Veri Sorumlusu’nun Aydınlatma Yükümlülüğü” başlıklı maddesi uyarınca; veri sorumlusunun kimliği, kişisel verilerinizin toplanma yöntemi ve hukuki sebebi, bu verilerin hangi amaçla işleneceği, kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, veri işleme süresi ve KVKK’nın 11. Maddesinde sayılan haklarınızın neler olduğu ile ilgili sizi en şeffaf şekilde bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır. İşbu aydınlatma metninde kişisel verileriniz için yapılan açıklamalar, özel nitelikli kişisel verilerinizi de kapsamaktadır.

  1. TANIMLAR

Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi,

Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”): 7 Nisan 2016 tarihinde Resmi Gazete’de yayınlanarak yürürlüğe giren 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nu,

Veri İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına Kişisel Verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiyi,

Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi,

ifade eder.

  1. AYMED tarafından işlenen kişisel verileriniz

AYMED ile olan üyelik ilişkisine dayalı olarak, ilgili mevzuat ve AYMED Dernek Tüzüğü kapsamında aşağıda belirtilen kişisel verilerinizi işlemekteyiz:

Kimlik Bilgileri: Ad, soyad, T.C. kimlik numarası, doğum yılı bilgisi.

İletişim Bilgileri: İletişim adresi, telefon numarası ve e-posta adresi ile var ise AYMED’e tarafınızla iletişim kurulması için tercih ettiğinizi bildirdiğiniz cep telefonu numarası, faks numarası veya size ulaşabileceğimiz diğer iletişim kanallarına ilişkin bilgiler.

İşyeri Bilgileri: Dernek üyeliği kapsamında doldurmuş olduğunuz başvuru formunda zorunlu olmamakla birlikte isteğe bağlı olarak ilettiğiniz çalıştığınız kurum ve pozisyon bilgileri, ihtiyari olarak ilettiğiniz görev yaptığınız kurumun ismi, bu kurumdaki göreviniz.

Eğitim Bilgileri: AYMED Dernek üyeliği kapsamında doldurmuş olduğunuz başvuru formunda zorunlu olarak Almanya’dan mezun olduğunuz yüksekokul bilgileri, bölüm/branş bilgileri, mezuniyet diploması fotokopisi.

Özel Nitelikli Kişisel Veriler:AYMED’in doğrudan bu bilgileri işleme amacı olmamakla birlikte AYMED’e sunmuş olduğunuz kimlik belgesi ve fotoğraflar kapsamında dolaylı olarak edinilme ihtimali olan din, felsefi inanç, siyasi düşünce ve sağlık verileriniz (örneğin fotoğraftan anlaşılan kıyafet, cihaz ve protezler) ile üyelik başvuru formunda ihtiyari olarak belirtmiş olduğunuz üyesi olduğunuz derneklerin isimleri).

Metin içerisinde yukarıda sayılı veriler gerçek kişi üyelerimize ve tüzel kişi üyelerimizin gerçek kişi temsilcilerine ait olduğu ölçüde KVKK kapsamında kişisel veri teşkil edecek olup, bu bilgiler bu metin içerisinde birlikte “Kişisel Veri” olarak anılacaktır.

  1. VERİ SORUMLUSU KİMLİĞİ

KVKK’ya göre, “Veri Sorumlusu” kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi ifade etmekte olup, KVKK uyarınca muhatap veri sorumlusu Almanya Yüksekokulları Mezunlar Derneği ’dir.

AYMED Almanya Yüksekokulları Mezunlar Derneği

Adres: Kalamış Mah. Egemen sok. 4/1B, 34726 Kadıköy/İstanbul

Telefon: 0533-7432074

E-posta: aymed[at]aymed.org

  1. KİŞİSEL VERİLERİNİZİN TOPLANMA YÖNTEMİ VE HUKUKİ SEBEBİ

Kişisel Verileriniz, AYMED’e üyelik başvurusu esnasında fiziki olarak veya aymed.org adresindeki AYMED web sitesi üzerinden doldurulan başvuru formu ve Dernek Tüzüğü kapsamında AYMED’e üyelik ile ilgili fiziki olarak sunulan veya elektronik ortamda aktarılan belgeler vasıtasıyla, ayrıca AYMED ile yapılan çeşitli iletişimler kapsamında (telefon veya elektronik posta ile AYMED ile iletişime geçmeniz gibi) internet sitesi, sosyal medya mecraları, telefon, e-posta ve benzeri vasıtalarla sözlü, yazılı ya da elektronik olarak AYMED yetkililerine verilen bilgiler vasıtasıyla toplanmakta ve işlenmektedir.

KVKK’nın 5. ve 6. Maddesinde belirtilen amaç ve şartlar dahilinde, siz dernek üyelerimize, bağışçılarımıza ve diğer tüm paydaşlarımıza daha iyi hizmet verebilmek, projeler üretebilmek, etkinlikler düzenlemek ve derneğimizin tüzüğünde yazılı diğer amaçlarını gerçekleştirebilmek amacıyla işlenmektedir.

AYMED, Kişisel Verilerinizin işlenmesinde başta Türkiye Cumhuriyeti Anayasası, ülkemizin taraf olduğu uluslararası sözleşmeler, KVKK, ikincil mevzuat ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından yayınlanan rehberler ve ilke kararlar başta olmak üzere ilgili mevzuat kapsamında belirtilen veri işleme ilkelerine ve yükümlülüklerine uygun davranmaktadır.

  1. KİŞİSEL VERİLERİNİZİN İŞLENME AMAÇLARI

Kişisel Verileriniz aşağıda belirtilen amaçlar doğrultusunda işlenmektedir:

1.    AYMED Dernek Tüzüğü’nde belirtilen amaçlar ve çalışma konuları doğrultusunda faaliyetlerin yürütülmesi,

2.    AYMED’in genel kurul toplantıları, çalışma grubu toplantıları, komisyon toplantıları, zirveler, gündem toplantıları, diğer üye toplantıları gibi Dernek üyeleri veya temsilcilerine yönelik etkinliklerin ve ilgili süreçlerin organizasyonu, yönetilmesi ve yürütülmesi,

3.    AYMED ile üyeler arasında üyelik hakları ve yükümlülüklerine ilişkin konularda iletişimin sağlanması ve ilgili hak ve yükümlülüklerin yerine getirilmesi,

4.    AYMED’in tanıtımı ve gerçekleştirilen etkinlikler hakkında bilgi verilmesi,

5.    AYMED’in faaliyet ve hizmetlerinin belirlenmesi, uygulanması, hizmet politikalarının yürütülmesi,

6.    AYMED içi iletişim ve işbirliğinin güçlendirilmesi,

7.    AYMED içi raporlama faaliyetlerinin icrası,

8.    AYMED faaliyetleri kapsamında üyelerin bilgilendirilmesi,

9.    AYMED’e ait veya Dernek’in kullanımına tahsis edilmiş tüm tesislerin güvenlik ve denetiminin yürütülmesinin temini,

10.  İdari kurum ve kuruluşların ve mahkemelerin talebi üzerine gerekli bilgi ve belgelerin bu kurum, kuruluş veya mahkemelere sunulması,

11.  Mevzuat kapsamında AYMED tarafından tutulması öngörülen defter ve kayıtların tutulması, raporlanması, bilgilendirme yükümlülüklerine uyulması, sözleşmelerin gerekliliklerinin yerine getirilmesi,

12.  5223 sayılı Dernekler Kanunu, Dernekler Yönetmeliği ve diğer sair mevzuat hükümleri uyarınca yükümlülüklerin yerine getirilmesi,

13.  Üyeler ile ilgili hukuki süreçlerin yürütülmesi,

14. Bilgi işlem gereksinimleri, sistemsel yapısı, alınan bilgi işlem destek hizmetlerinin gerekliliği, veri kayıplarının önlenebilmesi için kopyalanması/yedekleme yapılması.

15. Üye memnuniyetinin ölçümlenmesi ve artırılması, şikâyet yönetimi, yeni projeler ve etkinlikler ile ilgili görüş ve önerilerinizi almak, sorun-hata bildirimlerinizi almak, projeler ve etkinliklere, şikayet ve taleplerinize yönelik tarafınıza bilgi verilmesi,
  1. KİŞİSEL VERİLERİNİZİN AKTARILDIĞI TARAFLAR VE AKTARIM AMAÇLARI

Toplanan kişisel verileriniz, KVKK’da öngörülen temel ilkelere uygun olarak ve KVKK’nın 8. ve 9. maddelerinde belirtilen şartlar dahilinde AYMED tarafından yukarıda yer alan amaçlar doğrultusunda, proje ortaklarımıza, AYMED’e hizmet veren aracı kuruluşlar ile tedarikçilerimize, kanunen yetkili kamu kurumlarına, yasal takip süreçleriyle ilgili zorunlu kişi ve kurumlara ve yetkili gerçek ve tüzel kişilere aktarılabilecektir.

Dernek üyeliği veya tüzel kişi üyenin gerçek kişi temsilciliğine ek olarak AYMED organlarında görev almanız durumunda kimlik bilgileriniz, iletişim bilgileriniz ve meslek bilginiz 5223 sayılı Dernekler Kanunu ve ikincil mevzuattaki çeşitli yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi amacıyla veri sorumlusu olan AYMED’in kanuni ve hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması hukuki sebepleriyle İl Dernekler Müdürlüğü, Sivil Toplumla İlişkiler Genel Müdürlüğü ve ilgili diğer kamu kurum ve kuruluşları ile paylaşılacaktır.

AYMED toplu elektronik posta gönderimine ilişkin olarak üçüncü kişilerden hizmet almakta olup, AYMED dernek üyeliği kapsamında tarafınıza AYMED’in faaliyetleri ve gerçekleştirilen etkinlikler hakkında bilgi verecek elektronik postaların gönderilebilmesi için, elektronik posta adresleriniz gönderimin yapılacağı dönemde hizmet alınan ajans ile temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla, AYMED’in meşru menfaati kapsamında paylaşılacaktır.

AYMED bünyesinde düzenlenen genel kurul toplantıları, çalışma grubu toplantıları, zirveler, gündem toplantıları, diğer üye toplantıları gibi çeşitli faaliyet ve hizmetlerin sağlanması amacıyla dönem dönem AYMED dışı organizasyon firmaları ile çalışılıyor olup, etkinliklerin organizasyonunu sağlamak ve katılımcılara etkinliğe ait kimlik kartları gibi materyelleri sağlamak amacıyla söz konusu etkinliğe katılacak kişilerin isim ve soyisim bilgileri AYMED’in belirli etkinlikleri açısından yetkilendirdiği ve o iş özelinde veri işleyen sıfatını taşıyacak olan organizasyon firması ile temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusu olan AYMED’in meşru menfaati kapsamında paylaşılacaktır.

Üyenin hak veya yükümlülükleri veya AYMED nezdindeki üyelik ile ilgili herhangi bir uyuşmazlık olması halinde, ilgili uyuşmazlık ile ilgili olduğu ölçüde ve sınırlı olarak Kişisel Verileriniz AYMED’in anlaştığı avukatlar, danışmanlar ve ilgili yargı makamları ve icra mercileri ile veri sorumlusu AYMED’in haklarının tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması kapsamında paylaşılabilecektir.

AYMED’in yukarıda belirtilen veri işleme amaçları ve Dernek Tüzüğü kapsamındaki faaliyetlerini yerine getirebilmesi için gerekli olması durumunda, yalnızca bunlarla sınırlı olarak, AYMED’in hizmet, destek ve danışmanlık aldığı yurtiçinde yerleşik üçüncü kişiler ile AYMED’in haklarının tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması ve temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusu olan AYMED’in meşru menfaati kapsamında paylaşılabilecektir.

Yukarıda sayılanlara ek olarak, ilgili işlem veya talep tarihinde yürürlükteki mevzuat kapsamındaki yasal ve/veya hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi için gerekmesi halinde veya resmi kurumlardan bu şekilde bir talep gelmesi durumunda yetkililerce istenecek Kişisel Verileriniz ilgili kurum ve kuruluşları ile veya yargı organları ile kanuni veya hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla paylaşılabilecektir.

  1. KİŞİSEL VERİ SAHİBİ OLARAK HAKLARINIZ

Kişisel veri sahibinin 6698 sayıkı KVKK’nın 11. Maddesi gereğince (bize şahsen, kimliğinizi ispat etmeniz kaydıyla) kişisel verileriniz ile ilgili;

  • Kişisel Verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
  • Kişisel Verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
  • Kişisel Verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
  • Yurt içinde veya yurt dışında Kişisel Verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
  • Kişisel Verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin Kişisel Verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
  • Kişisel verilerinizin, KVKK’nın 7. Maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin Kişisel Verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, (Ancak imha talebinizi değerlendirerek hangi yöntemin uygun olduğu somut olayın koşullarına göre tarafımızca değerlendirilecektir. Bu bağlamda seçtiğimiz imha yöntemini neden seçtiğimiz ile ilgili bizden her zaman bilgi talep edebilirsiniz),
  • İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme, - Kişisel Verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde bu zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.
  1. HAKLARINIZ KAPSAMINDA AYMED’E BAŞVURU YOLLARI

KVKK ve Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ hükümleri çerçevesinde, yukarıda belirtilen KVKK kapsamında veri sahibi olarak haklarınızı kullanmak ile ilgili talebinizi, kimliğinizi tevsik eden belgelerle birlikte, yazılı ve ıslak imzalı olarak AYMED dernek adresimize teslim ederek veya aymed@aymed.org adresi aracılığıyla kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da bize daha önce bildirdiğiniz ve kayıtlarımızda yer alan elektronik posta adresinizi kullanmak suretiyle AYMED’e teslim etmeniz ya da iletmeniz gerekmektedir. AYMED tarafından talebinizin mahiyetine ve başvuru yönteminize göre AYMED tarafından başvurunun size ait olup olmadığının belirlenmesi ve böylece haklarınızı koruyabilmek amacıyla ek doğrulamalar istenebilir.

Başvurunuzda yer alan talepleriniz, talebin niteliğine göre en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır. Ancak, işlemin AYMED için ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’de belirlenen tarifedeki ücret alınabilir.

Başvurularda sadece başvuru sahibi kişi hakkında bilgi verilecek olup diğer aile fertleri ve üçüncü kişiler hakkında bilgi alınması mümkün olmayacaktır.

Başvurunuzda; - Adınızın, soyadınızın ve başvuru yazılı ise imzanızın,

- Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numaranızın, yabancı iseniz uyruğunuzun, pasaport numaranızın veya varsa kimlik numaranızın,

- Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresinizin,

- Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numaranızın,

- Talep konunuzun,

bulunması zorunlu olup varsa konuya ilişkin bilgi ve belgelerin de başvuruya eklenmesi gerekmektedir.

Yazılı olarak yapmak istediğiniz başvurularınızı, gerekli belgeleri ekleyerek veri sorumlusu olarak AYMED’in e-posta adresine; aymed[at]aymed.org gönderebilirsiniz.

Talebinizin niteliğine göre kimlik tespitine olanak sağlayacak bilgi ve belgelerin eksiksiz ve doğru olarak tarafımıza sağlanması gerekmektedir.

İstenilen bilgi ve belgelerin gereği gibi sağlanmaması durumunda, AYMED tarafından talebinize istinaden yapılacak araştırmaların tam ve nitelikli şekilde yürütülmesinde aksaklıklar yaşanabilecektir. Bu durumda, AYMED kanuni haklarını saklı tuttuğunu beyan eder. Bu nedenle, başvurunuzun talebinizin niteliğine göre eksiksiz ve kimlik tespitinin yapılması amacıyla istenilen bilgileri ve belgeleri içerecek şekilde gönderilmesi gerekmektedir.

Konuyu saygıyla dikkatlerinize sunarız.

AYMED Almanya Yüksekokulları Mezunlar Derneği Verein der Hochschulabsolventen Deutschlands

Dernek Sicil No: 34-052-068 Kurulus: 1991

e-posta: aymed[at]aymed.org

https://aymed.org